Cómo escribir e-mails en inglés (y en cualquier lengua)

Seguro que en alguna ocasión has tenido que escribir un correo electrónico en inglés. Si nunca has tenido que hacerlo, es posible que en un futuro tengas que hacerlo. En lo que sigue te daremos algunas pautas útiles.

Para empezar, lo primero que tienes que tener en cuenta es obvio, pero muchas veces se olvida: ¿qué es lo que quieres decir? El principal objetivo del e-mail es que sepas comunicar de manera clara y breve lo que quieres decir para que el destinatario te entienda. En ocasiones el destinatario tiene que emplear demasiado tiempo en entender el mensaje porque el que lo ha escrito no ha intentado facilitarle las cosas. Es decir, el que lo lee trabaja más que el que lo escribe. Y esto no debería ser así.

Por eso es que el “subject” del correo es importante y no es algo que se debe escribir de prisa y sin pensar. El “subject” es el asunto, es decir, lo que le dice al destinatario de qué va exactamente el e-mail. El asunto debe resumir el propósito del mensaje. No te dediques simplemente a escribir “Hello” o “How are you?”. Sé preciso y especifica qué vas a contar a continuación. Por ejemplo, si vas a mandar un e-mail para pedir información sobre un hotel, puedes escribir “Regarding accommodation for June”. O “Booking a hotel room for June”. No escribas simplemente “Room”.

En segundo lugar, ordena las ideas. Una buena guía suele ser comenzar con un párrafo que introduzca lo que se quiera transmitir, seguir con el desarrollo de lo que se dijo en la introducción, añadiendo información relevante y acabar con un párrafo que refuerce la o las ideas fundamentales.

Algo que se da por supuesto pero que es necesario resaltar es que no uses letras mayúsculas en tu e-mail. En Internet, usar mayúsculas significa gritar y, por lo tanto, transmite mala educación. No pienses que por usarlas tu mensaje se va a leer mejor. Los ingleses cuidan mucho las formas y puede ser que no lean tu mensaje si ven todo mayúsculas. Si necesitas resaltar una palabra, no lo hagas usando mayúsculas. Escríbela en negrita, subráyala o pon la palabra entre comillas.

Un e-mail puede ser formal o informal, pero ten cuidado a la hora de usar abreviaturas. Las abreviaturas son una consecuencia del “text speak” o los mensajes de texto, que provocaron que la gente empezara a abreviar para que los mensajes fueran más económicos. Pero un e-mail no es un mensaje de texto. No hay límite de espacio y las abreviaturas son completamente innecesarias. No escribas “BTW” pudiendo escribir “By the way” o “IMHO” en vez de “In my honest opinión.” Estéticamente no queda bien y denota pereza por parte del remitente. Además, puede que el destinatario no entienda lo que quieres decirle.

Cuida mucho el registro. Es decir, si estás escribiendo un e-mail formal, tienes que tenerlo en cuenta a la hora de redactar. Es necesario que cuides el vocabulario y la gramática, utilizando estructuras más complejas (como los condicionales) y conectores (como por ejemplo, “notwithstanding” -a pesar de-, “on the contrary” -por el contrario-, etc.). En un e-mail formal tampoco suelen tener cabida las contracciones (por ejemplo, “we’ll” en lugar de “we will”) y mucho menos las formas informales (como puede ser “gotta” en vez de “got to”, o “wanna” en lugar de “want to”).

Si ves que el texto queda más largo de lo deseable, prueba a suprimir adjetivos y adverbios. Verás que en muchos casos alargan el texto de manera innecesaria.